Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Dance of Toads
Segeberger Chaussee 162
22851 Norderstedt
Deutschland
Telefon: +49 177 5305052
E-Mail: promo@sound-drop.com

2. Grundsätze der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit es für die Bereitstellung des Promo Pools und unserer Dienstleistungen erforderlich ist. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht, es sei denn, dies ist gesetzlich vorgeschrieben, für die Vertragserfüllung nötig (z. B. Bericht an den Auftraggeber einer Promo, siehe Ziffer 6) oder Sie haben ausdrücklich eingewilligt. Wir setzen keine Analyse-, Tracking- oder Werbedienste ein und binden keine Inhalte von Drittanbietern (Schriften, Skripte, Videos) in unsere Seiten ein. Links zu Streaming-Diensten und Shops führen erst nach Ihrem Klick auf die jeweilige Plattform.

3. Hosting und Server-Logfiles

Diese Website wird auf einem Server der Hetzner Online GmbH (Gunzenhausen, Deutschland) betrieben; der Anbieter verarbeitet Daten ausschließlich in unserem Auftrag (Art. 28 DSGVO). Beim Aufrufen der Website sendet Ihr Browser automatisch Informationen an den Server, die temporär in einem Logfile gespeichert werden: IP-Adresse des anfragenden Rechners, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, Name und URL der abgerufenen Datei, Referrer-URL, verwendeter Browser und ggf. Betriebssystem. Die Logfiles dienen dem sicheren Betrieb und werden nach kurzer Zeit gelöscht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb).

4. Cookies

Der Promo Pool setzt ausschließlich technisch notwendige bzw. von Ihnen gewünschte Cookies, für die keine Einwilligung erforderlich ist (§ 25 Abs. 2 TDDDG): ein Sitzungs-Cookie, ein Cookie zum Schutz vor Formularmissbrauch (CSRF), nach der Anmeldung ein Cookie, das Sie angemeldet hält, sowie ein Cookie, das die zuletzt auf der Anmeldeseite verwendete E-Mail-Adresse für ein Jahr verschlüsselt speichert, damit der nächste Login nur ein Klick ist („Not you?“ wählt eine andere Adresse). Analyse- oder Werbe-Cookies werden nicht gesetzt, deshalb verzichten wir auf ein Cookie-Banner. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

5. Zugangsanfrage, Konto und Anmeldung

Bei der Zugangsanfrage erheben wir E-Mail-Adresse, Name, DJ-/Künstlername, Tätigkeit (z. B. Booking DJ, Resident, Radio Host), Musikstil, Land, Label/Club sowie Ihre Angaben zur Nutzung unserer Promos. Diese Daten dienen der Prüfung Ihrer Anfrage und der Auswahl passender Promos. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung bzw. Nutzungsverhältnis). Die Anmeldung erfolgt ohne Passwort über zeitlich begrenzte Einmal-Links per E-Mail oder über den persönlichen Link in unseren Promo-Mails; die IP-Adresse der Anfrage wird zum Schutz vor Missbrauch gespeichert, Anfragen werden je IP-Adresse kurzzeitig begrenzt. Ihre Profilangaben (einschließlich freiwillig hinterlegtem Foto, Kurztext und Links zu Ihren Profilen) sind nur für angemeldete Mitglieder des Promo Pools sichtbar und können jederzeit von Ihnen geändert oder entfernt werden.

6. Promo-Versand, Nutzung und personalisierte Downloads

Empfängerdaten werden in unserem Newsletter-System (Acelle Mail, betrieben auf eigenen Servern unter news.sound-drop.com) gespeichert. Jede Promo-Mail enthält einen persönlichen Link; beim Aufruf, Vorhören und Herunterladen einer Promo speichern wir, welche Promo wann von welchem Konto und welcher IP-Adresse genutzt wurde, um Auftraggebern die Resonanz auf ihre Veröffentlichung zu berichten und unveröffentlichte Musik vor Weitergabe zu schützen. Heruntergeladene Audiodateien werden dazu in ihren Metadaten (ID3-Tags, nicht im Klang) mit Ihrem Konto, dem Zeitpunkt und einer Prüfnummer gekennzeichnet; taucht eine Datei an anderer Stelle auf, lässt sich so nachvollziehen, aus welchem Konto sie stammt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO (Nutzungsverhältnis, berechtigtes Interesse unserer Auftraggeber am Schutz ihrer Veröffentlichungen). Sie können sich jederzeit über den Link in jeder Mail oder per E-Mail an promo@sound-drop.com abmelden; damit enden auch die Promo-Mails.

7. Feedback und Berichte an Auftraggeber

Ihr Feedback zu einer Promo (Bewertung, Einsatz, Kommentar) wird den anderen Mitgliedern auf der Promo-Seite mit Ihrem DJ-Namen angezeigt; ein Kommentar wird nur dann zitiert, wenn Sie dem beim Abgeben ausdrücklich zustimmen. Der Auftraggeber einer Promo erhält einen Bericht mit Bewertungen, Downloads und – nur mit Ihrer Zustimmung – namentlichen Zitaten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, bei Zitaten Ihre Einwilligung (lit. a), jederzeit widerruflich.

8. Release-Erinnerung auf öffentlichen Release-Seiten

Auf den öffentlichen Release-Seiten (www.sound-drop.com/r/…) können Sie eine E-Mail-Adresse hinterlassen, um beim Erscheinen eines Titels einmalig eine Mail mit den Links zu den Streaming-Diensten zu erhalten. Die Adresse wird erst nach Bestätigung per Link (Double-Opt-in) verwendet und ausschließlich für diese eine Mail gespeichert; zusätzlich speichern wir Zeitpunkt und IP-Adresse der Eintragung zur Missbrauchsabwehr. Jede Mail enthält einen Link zum Entfernen der Adresse; unbestätigte Einträge und versendete Erinnerungen löschen wir spätestens 90 Tage nach dem Release. Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

9. Anfragen für Promo-Kampagnen (Labels und Künstler)

Über das Formular „Book a promo campaign“ erheben wir Name, E-Mail-Adresse, Künstler, Label, Angaben zum Release und Ihre Nachricht. Die Daten gehen per E-Mail an uns und werden zur Beantwortung Ihrer Anfrage und zur Vorbereitung eines Angebots verarbeitet; die IP-Adresse der Anfrage wird zum Schutz vor Missbrauch mitgesendet. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung). Kommt kein Auftrag zustande, löschen wir die Anfrage spätestens nach zwölf Monaten.

10. E-Mail-Kommunikation

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, werden die von Ihnen übermittelten Daten zum Zweck der Bearbeitung Ihrer Anfrage bei uns gespeichert. Eine Weitergabe dieser Daten findet ohne Ihre Einwilligung nicht statt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

11. Speicherdauer

Kontodaten speichern wir für die Dauer Ihrer Mitgliedschaft im Promo Pool; nach Abmeldung oder auf Ihren Wunsch löschen wir sie, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Nutzungs- und Download-Protokolle bewahren wir für die Dauer der jeweiligen Promo-Kampagne und die Berichtspflicht gegenüber dem Auftraggeber auf.

12. Ihre Rechte (Art. 15–22 DSGVO)

Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO), Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20), Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21), Widerruf einer erteilten Einwilligung (Art. 7 Abs. 3) und Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77), z. B. beim Unabhängigen Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein. Zur Ausübung Ihrer Rechte: promo@sound-drop.com. Ihre Profilangaben können Sie nach der Anmeldung jederzeit selbst einsehen und ändern.

13. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder gegen den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt (TLS).

14. Aktualität dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung hat den Stand November 2026. Durch die Weiterentwicklung des Promo Pools kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern.